しゅんたろの文具世界

生産性アップと日々の癒しを求めてステーショナリー・文房具関連の情報を記事にしています。

スマホと手帳の使い分けについて 〜デジタルとアナログの私の使い方〜

こんにちは。

今日の記事はタイトルの通り、「スマホと手帳の使い分けについて」書こうと思います。

 

意外とこれ、皆さん悩んでいるところなんじゃないかなぁと思います。

今は会社のパソコンにスケジュールソフトが入っていて、それでスケジュール管理している人も多いでしょうし、Googleカレンダーなどでスケジュールを管理している人も多いでしょう。

実は私も会社の予定はPCのOutlookで、プライベートの予定はGoogleカレンダーで管理しています。また、タスク管理はTodoistというアプリを利用しています。ただ、それと合わせて私は紙の手帳を利用しています

 

そんなに管理する先が多くて大丈夫なの?という感想もあるかもしれませんが、今から私が紙と電子の手帳の使い分けで気をつけていることをご紹介します。

 

 

 

電子上でのスケジュール管理

電子上では、とにかく情報を網羅することを意識します。

気になったことがあったらとにかく、スケジュールに入れています。

入れることは仕事の予定はもちろん、各種イベントの日程や誕生日など、とにかく雑多です。これは仕事もプライベートも共通しています。

 

仕事とプライベートの予定を紙に一元化することも不可能ではないのですが、会社での会議招集などはOutlook上で自動的にカレンダーに反映され、プライベートでの予定も妻とカレンダー上で共有するようにしているため、それをわざわざ書き写す時間が無駄と最近は感じています。

 

タスクについては、Todoistというアプリを愛用しています。現在は私のタスクが3-4個存在するプロジェクトが仕事で24個、私の管理下にあるプロジェクトが7個ほど、それに加えてプライベートのタスクもあるため、紙で管理することは難しいです。

 

 

私にとっての紙媒体の役割

正直、全て電子で確認ができるのであれば、それにこしたことはないのですが、以下の項目については紙で管理するほうが効率的だと考えています。

 

  • 長期的な目標
  • 月間スケジュール
  • ちょっとしたメモ、思いつき
  • パスワードや緊急連絡先など 

 

ルールは以下の3つです。

  1. スケジュールはルールを決めて抜粋して書き写す
  2. 特に見返すことが多い項目を書いておく
  3. スマホがないとき/使えないときに使うということを考えて書く内容を決める

手帳術についての本をよむと、一冊の手帳にすべてまとめろ!という内容のことが多いですが、手帳好きの私でもある程度の予定を超えるとそれは無理だと思っています。

 

個人的には一日のタスクが10個を超えてくると紙でのタスク管理は破綻すると思っていますし、一日に入っている打ち合わせが平均で3つ以上になると書き写す時間が煩わしくなってきます。

 

さて、では紙で管理したほうが良い情報について、私の場合を以下にご紹介します。

 

長期的な目標

これは、5年後までにどうなっていたいか、どれくらいの貯金が必要か、どういった状況になっているか、などのリストです。

これは時々見て、今後の行動の指標としています(クレドのようなものです)。

これに関してはEvernoteに専用ページを設けたりもしたのですが、結局見返すことが少なくなったため、手帳に入れて日々持ち歩くようにしています。

 

月間スケジュール

デジタルのメリットは網羅性ですが、紙の手帳の良さは一覧性です。

その為、マンスリーに書くことも下記のようなことを基準に絞っています。

 

プロジェクトのマイルストーン

この記載がメインです。

まぁ、プロジェクトのマイルストーンとかっこよくいってはみたものの、主に上長へ資料を提出する日だったり、方向性を確認する日だったりします。
何か仕事をすすめるときは、GPDCAを回していく必要がありますが、この中でポイントとなるタスクだけを抜粋して記入するようにしています。

 

例えば、「現状に即した新しい部内ルールを確立する」というお仕事をもらった場合、私は以下のように仕事を進めます(大体二ヶ月くらいを想定しています)。

例・・・現状に即した新しい部内ルールを確立する

タスクとしては、この場合、以下がタスクの全量になります。

 

  1. <P>新しいルール作成の為に情報を収集
  2. <D>説明用の資料を作成
  3. <C>資料を上長レビュー
  4. <A>レビュー後のフィードバックを資料に反映
  5. <P>部内に説明する際のシミュレーション
  6. <D>新しいルールを部内に説明
  7. <C>部内メンバーからのフィードバックを反映
  8. <A>レビュー後のフィードバックを資料に反映
  9. <P>部内に説明する際のシミュレーション
  10. <D>新しいルールを部内に説明
  11. <C>部内メンバーからのフィードバックを反映
  12. <A>レビュー後のフィードバックを資料に反映
  13. <P>部長に説明する際のシミュレーション
  14. <D>新しいルールを部長に説明
  15. <C>部長からのフィードバックを反映
  16. <A>レビュー後のフィードバックを資料に反映
  17. <P>社内のルールに加える際の手順を確認
  18. <D>社内稟議の文面を作成
  19. <C>文面を部長と確認
  20. <D>稟議を回付 
  21. <G>新しいルールを部長に承認いただく

 

もっと言えば、このタスクに対して複数のTodoが紐づくことでしょうから、紙で一つ一つを管理し、作業時間を記録するのは至難の技です。

※Weeklyのタスク欄が5-6つしかないのは、皆さんどうやって管理しているのでしょうか。

その為、細かい記録はデジタルに任せ、ざっくりとしたスケジュール感の把握の為に上記の中で赤字にしている部分だけをマンスリーに記入し、スケジュールに無理がないかどうかを確認するようにしています。

 

イベント

代表的なところでいうと、「旅行に行く」「お祭りへ行く」「デート」などがそうですね。特に移動を伴うものに関して記入するようにしています。

移動が伴わなければ特にTodoに影響はないのですが、移動があるとToDoに影響が有りますからね。

「大阪に行く」というイベントが入っているときに「洗剤を買う」というToDoをするのは、まぁ不可能ではありませんが、避けたいですからね。

一週間に一度程度はTodoistと手帳をつきあわせて問題がないかどうかを確認しています。

 

ちょっとしたメモ、思いつき

これはスケジュール管理とは別ですが、私にとっての重要な要素です。

思いつきを書き留めておく、というのは長期的に見ると非常な財産になると個人的には思っているので、つまらないことでも書くようにしています。

デジタルとちがって削除がしにくい、というのも紙の地味なメリットです。

短期的に見ても役に立たない情報でも、一年後に読んだら面白かった、ということは時々ありますから。

 

また、特に意識しているのが「スマホを使いながらスマホは使えない」という当たり前すぎること。そのときに役立つのが手帳である、という意識です。

例えばスマホで電話をしながら人が言ったことを書き留めておくというのはやはり有用です。

なお、図形を書いたりするときには他のノートを使ったり、裏紙を使ったりして、手帳を使うことはほとんどありません。

 

パスワードの管理、緊急連絡先など

スマホの充電が切れたときにも大丈夫なように、バックアップ代わりに書いています。

まあ、これはお守りみたいなものです。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。

スマホと手帳、アナログとデジタルの使い分けというのは非常に重要な部分だと思うのですが、意外とノウハウが書いてある記事がなかったので私なりのやり方をまとめてみました。

ちなみに、この使い分けも仕事の内容などによっても変わってくると思います。

※例えば、締め切りだけが決まっていてそれ以外は全部一人ですすめる、という仕事をしていたりすれば全く適さないでしょう。

あくまで使い方の一例としてご参考にしていただけると幸いです。